大学や会社で交付される学生証や社員証。最近の証書カードにはICチップが内蔵されているのをご存知でしょうか？
ICカードを活用して出席・出退勤管理、食堂や生協での支払い決済、図書館での書籍の貸出管理と活用の幅が広がっていますが、ICカードを活用した仕組みを導入すると機器の設置や機器同士の連動、管理用サーバー準備と、どうしても大規模なシステム構築になりかねません。
ケーウェイズの証書管理システムは、まずは低予算で職員スタッフの管理業務の効率化に的を絞った導入が可能です。
今回は弊社が開発導入しましたICカードの出席・勤怠管理システムのご紹介と、導入後の拡張機能のご紹介をしたいと思います。
１．手書きが面倒。出席・勤怠管理システム導入前の出席・出勤管理
皆さんもご経験があると思いますが、大学の講義を受ける際に口頭による出席確認。出欠は紙の出席簿に日付と共に記入して、最終的には全校生徒の出席率を把握するためのExcel管理表への入力作業。
会社の場合はスタッフ一人一人がタイムカードで自分のカードに出勤情報を印刷。人事部が全社員の勤怠情報をExcel管理表で入力して出勤情報を管理していると思います。
いずれも少人数の管理であれば問題ありませんが、学生数・スタッフ数が多い場合は、記入作業だけでも時間を取られてしまいます。
２．データ転送で入力不要。システム導入後の出席管理
そこでケーウェイズではICチップが内蔵された学生証や社員証を活用した業務改善と効率化をご提案しています。講義室にICチップを読み取るリーダーとタブレット式のパソコンと接続して設置。学生は講義が開始される前に学生証をリーダーにタッチして出席確認をします。
パソコン内部ではどの学生が何時にタッチをしたのかタイムスタンプが取得され、講義の参加状態のデータが残ります。
講義終了後はタブレットを事務室に持ち帰り、生徒情報を管理しているパソコンに接続。出席情報をパソコンへ転送すると各講義の出席データが保存されるため、今まで出席簿を目視で確認して手書きをしていた出欠管理、パソコンへの入力作業が一切無くなります。
システムは大規模になるとハード機器の数も多くなり資産計上を行う必要も生じてしまい年間の償却コストも馬鹿になりません。
まずは事務スタッフの効率化に繋がる作業からICカードを利用したシステム導入を進め、作業効果や費用対効果が見込めた後で、学生向けのサービスとなる、証明証の発行事務や図書館の貸出業務との連携、生協や食堂での支払い決済、コピー機やパソコン利用のログインとICカードの連動などの高機能サービスとの連動を、順次展開していくことも可能です。
出席率は単位の取得、出退勤の管理は給与管理に大切な管理項目です。手書きによるミスを無くし大量の単純な入力作業は自動化を行い、事務スタッフや人事部スタッフは他の付加価値の高い作業に注力を行うことが可能となります。
出席・出退勤管理の効率化、改善にご興味のある方は、デモ環境を見ながらどのように業務改善がされるかご覧いただき、システム導入を検討して頂ければと思います。
