コンビニエンスやチェーン店の居酒屋・レストラン・カフェ等の飲食店で必要となる製品や食材。
これらの品物の配送業務は深夜や早朝など店舗が比較的閑散としている時間帯や閉店時間に実施され、各店舗の鍵を預かった担当スタッフが店舗の場所が近いエリアをカバーしてルート運送しながら効率よく供給業務にあたっています。
ただしルート配送の問題点として配送フタッフの鍵の持ち出し間違いがあり、誤って鍵を持ち出すと店内に入場できないだけでなく、鍵を取り間違えられた他のスタッフも配送業務に支障を生じてしまいます。
今回はRFIDを活用して鍵の持ち出し間違い防止とルート配送の見える化を実現する、鍵管理システムをご紹介。
ルート配送で起きる鍵の取り間違い問題
先にも述べましたがルート配送時に鍵の持ち出しを間違えると、配送予定先の店内に入場が出来ずに再び鍵を交換して配送が必要になる、もしく別スタッフに依頼し鍵を届けてもらう等、予定時刻内に配送が出来ない場合は時間と人件費のロスが生じ、状況によっては顧客からのクレーム対象に繋がります。
また問題点では無いものの、配送時の鍵の持ち出しと返却時に作業日報を手書きで記入管理している場合は、手書き資料の見難さやExcelなどの日報資料に転記作業が必要になります。
そこでケーウェイズの鍵管理システムの導入で業務カイゼンを始めてみてはどうでしょうか？
鍵管理システムで配送ルート別の鍵管理
システム運用として各配送ルートを選択して必要な鍵を選別します。事務所から鍵を持ち出す際はシステムに設置された機器にて鍵を照会、間違いがなければルート配送を行い、配送終了後に鍵を返却する流れとなります。
基本的には今までと同じ運用ですが、変更点はパソコンを利用して配送ルートを選択する、配送先の鍵を取り出した後にパソコンに接続しているRFIDアンテナに鍵を置いて、鍵と配送ルートに間違いが無いか確認する点です。
また配送前後に記入していた作業日報も、システム内で持ち出し実績と返却実績データが保存されるので、記入作業も不要になり転記作業や配送スタッフ主導による作業時間の不正記録も防止されます。
カギの持ち出し時の操作運用イメージ
カギを持ち出す際は、鍵管理システムに担当ドライバーの情報を入力します。
次に各ドライバーに紐付けられた担当配送ルートを選定します。
各ドライバーは曜日別などで異なる配送ルートを受け持つ場合もあるため複数ルート情報の管理が可能。また同じルートでも平日・週末で巡回する店舗数が異なる場合もあるので平日・週末別にルートの選択が可能です。
配送ルートを選択すると配送店舗（店舗の鍵）の情報が表示されるので、必要な鍵を置き場から取り出します。
鍵の札にはRFIDタグが取り付けてあり、取り出した鍵をテーブル式のRFIDアンテナの上に置くと、選択された配送ルートの鍵と取り出した鍵が正しいか照合します。仮に取り出した鍵が誤った場合はパソコン画面にエラー表示され目視で判別が可能です。
照合が正しかった場合は持ち出し実績データが生成されます。今まで手書きで記入していた鍵の持ち出し業務が無くなり記入間違いやスタッフの手書き文字の認識の難しさ、虚偽申請も無くなります。
鍵の返却も基本的には同じ流れで操作し、システム内で返却時間などの情報も合わせて保存します。
選べる！２種類の配送ルート
基本的に配送ルートは担当ドライバー別に固定した配送ルートを決定。ルート別にそれぞれの店舗が紐付いて管理されています（固定モード管理）。
ただし特定店舗へ臨時配送など通常の固定モードと異なる業務も発生するため「フリーモード」として、店舗単位で配送先を選択することも可能です。
各業界のルート配送に利用可能な鍵管理システム
今回ご紹介したケーウェイズの鍵管理システムは、レストランなど飲食店への食品配送、銀行・ATMなど金融機関の現金輸送、自動販売機への清涼飲料水の補充配送、警備会社のビルや施設の巡回警備など各店舗を巡回業務している企業様であれば、業界を問わずに導入が可能です。
また業界の独自な運用ルールなど、巡回業務に特殊な鍵管理の運用が含まれる場合は、既存の鍵管理システムに追加開発し、業界に特化したシステムにカスタマイズして導入も可能です。一度、ご相談ください。
専用の鍵BOXに鍵を差し込み管理する鍵管理システムの場合、配送ルートが増加すると鍵BOXを新設する必要があり、ハード面での追加費用を考慮する必要があります。
ケーウェイズのカギ管理システムの場合は、RFID付属の下げ札に交換するだけ。コスト面も抑えられる点がメリットの一つです。
さいごに
如何でしたか？ケーウェイズの鍵管理システム。
配送スタッフの配送ルート別に鍵の持ち出し管理が可能となり、持ち出し間違いによる時間・人件費のロスや、クレーム防止に一役買います。
アナログな鍵の下げ札の色分け管理に限界を感じていた企業様、クレーム処理に苦慮している企業様、各配送スタッフ個人の能力に管理を任せていて業務にばらつきが生まれていた企業様、ケーウェイズに一度ご相談ください。
